大学職員の面接対策【ウェブ面接編】

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大学職員を目指すに当たって、最大かつ最後のハードルが面接試験です。

当たり前の話ではありますが、新卒採用だろうと、中途採用だろうと、面接がない採用試験はありません。(すべて確認はしていませんが、おそらくそうでしょう。)

しかし、その面接が今、大きく変わろうとしています。

具体的には、2020年のコロナウイルス蔓延に伴う「ウェブ面接」の台頭です。(今のところウェブ面接という名称が一番メジャーですが、リモート面接、オンライン面接という呼び方もあるようですね。)

もちろんこれまでもIT企業等を中心にウェブ面接は行われていたと思いますが、2020年を契機として、これまで頑なに対面での面接を続けてきた企業もウェブ面接の活用を避けられない状況となっています。

そして、それは大学職員を採用する学校法人も同様です。

大学は民間企業と異なり、改革が遅い部分がありますが、ウェブ面接を行う機会は着実に増えています。(正確にはウェブ面接をせざるを得ない状況に追い込まれたんですけどね 笑)

これまでの面接とウェブ面接では、どのような違いがあり、どのように攻略すればいいのでしょうか。

そこで、今回は現役大学職員かつ採用担当経験者の立場から大学職員のウェブ面接対策を考えていきたいと思います。

面接って結構多くの方がぶっつけ本番だと思っているのですが、実は受ける前にできることが山ほどあるんですよね。

それを知らずして面接を受けるのは、はっきり言って無駄です。落ちます。

大学職員特有のものも含め、しっかりと対策して面接に臨みましょう!

それでは、大学職員採用のウェブ面接で重要なポイントを順番に紹介します。

1.大学職員のウェブ面接でも重要なのは基礎

いきなり当たり前の話ですいません・・・。

身も蓋もない話からスタートしますが、複数の担当者に聞いたところ、やはり、通常の面接がうまいであろうタイプはウェブ面接でも圧倒的に強いようです。

具体的には、「話し方のスキルが高く、内容を徹底的に詰めている人」ですね。

根本的な部分を鍛えないで、小手先のテクニックだけで突破できるような甘い話はないということをまずは念押ししておきます。

まずは着実に面接対策の基本を押さえておきましょう。

面接の基本的な部分の詳細はこちらでも解説しています。

・・・・ただ、これだけじゃさすがにこの記事ひどいですよね 笑

ここからは、ウェブ面接ならではのポイントを解説します。

2.ウェブ会議システムに慣れておこう

通常の面接とウェブ面接で最も異なる点は、ウェブ会議システムを通じて面接が行われる点です。

よって、まずはそのシステムに慣れておくことが重要ですね。

実際に使ってみると、対面とも電話とも違うなんとも言えない雰囲気がわかると思います。

具体的なシステムにはZoom、Teams、Skype、Google meet等いくつかありますが、少なくともどれかは使ってみて、ウェブでのコミュニケーションがどんな感じなのかを事前に体験しておくと良いでしょう。

ちなみに、1番メジャーなのはZoomだと思いますが、学校の場合、ライセンス契約の関係上、Teams(マイクロソフト)やGoogle meetを使っているところも多そうですね。

なお、ここでいう慣れるというのは、単に操作方法に慣れるという意味ではありません。

操作方法等に加え、会話をする際の自身の映り会話のテンポ等まで確認しておくことをおすすめします。

そもそも面接の際にシステムが利用できなかったりするのは論外ですが、映りが悪かったり、自宅の通信環境が悪く、音声がうまく聞き取れなかったりするケースは実際頻発していますね。

またPCやスマホ自体の確認だけでなく、背景が汚くないか、騒音・雑音は入っていないか等も是非事前にチェックしてください。

さすがにライトを設置しろとまでは言いませんが(笑)、部屋は明るくして、可能な限り映りを良くするなど最善を尽くしましょう。

ウェブ面接の第一印象を決定するのは、まさにこれらの部分です。
出だしから悪い印象を与えないようにしたいところですね。

確かに面接の本質ではないですが、そんなつまらない部分で焦ることがないよう、事前準備は入念にしましょう。

3.面接担当者をフォローする気持ちで!

これからどんどん状況は変わると思いますが、まだまだウェブ面接は始まったばかりであり、実際、面接の担当者も慣れていないケースが多いと思います。

特に、ベテラン人事は面接に秀でていても、ウェブでの面接がうまくいかないケースもあるでしょう。(ITダメな方、多いですからね・・・)

ウェブ独特のテンポもありますし、普段と異なり、うまく面接をリードしてくれないかもしれません。

そこで、ウェブ面接では、相手に合わせて能動的にいくということがより一層重要になります。

面接官のフリをただ待つだけでなく、明らかにあたふたしているようだったら、一緒に状況を確認(聞こえているアピールなど)したり、協力的な態度でうまく対応しましょう。

特になんらかのシステムトラブルがあった際は、逆にチャンスです!

先のシステムに慣れておいたことが活かせるかもしれませんし、当たり前のように使いこなすことで、IT関連への免疫をアピールすることができます。

これはちょっと大げさではありますが、予想外の場面でもさらっと対応できるのは間違いなくスマートですし、突発的な対応力は面接でも高評価ポイントになります。

4.いつもより印象を残せるようにしよう

ウェブ面接を導入することによる大学側のメリットの1つは「多人数をさばけるようになる」ことです。

大学職員は応募者の数が多いので、どうしても面接できる人数が限定されてしまいますが、ウェブ面接だと無駄な時間が省かれるため、より多くの人を面接することができるわけです。

これは書類選考通過の難易度が若干でも下がるということにつながるため、応募者にとってはいいことかもしれません。(ライバルが増えるということにもなるのが辛いところですが・・・)

しかし、面接する人数が増えるということは、シンプルに「印象に残る」ということが難しくなってきます。

これは後でも触れますが、ウェブ面接は対面での面接に比べ、身なりや雰囲気、ジェスチャーによる印象等の影響が少ないため、なおさら面接官の脳裏に残るということが大変になってくるのです。

特に新卒採用はそうですが、同じような話をする人が多い中で、いかに印象を強く残すかということをよく意識しましょう。

なお、印象を残すための方法は、いろいろあると思います。

一番はインパクトのある話を持ってくることですが、無理な話を作り上げて悪印象を残すぐらいなら、内容はオーソドックスにして、話し方・口調等をシャープにして印象付けるといった方法がいい場合もありそうです。

まずは内容を練り上げることが最善だと思いますが、エントリーシートや職務経歴書を読んで、いまいちインパクトに欠けると思った場合は、相手の印象に残るためにどうしたらいいかを再検討してみてください。

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5.面接の連続性が高くなることに注意(録画機能活用?)

面接は1回の採用につき複数回設けられていることが一般的です。

また、各回面接官も異なりますし、評価基準も微妙にずれたりと、毎回新たな気持ちで望むことが多いかもしれません。

しかし、ウェブ面接により、各面接の情報が引き継がれる可能性がより高くなってきました。
その一因がウェブ会議システムの録画機能です。

正直、ただでさえ忙しい採用業務で全ての面接記録を見返すなんてことはとてもじゃないですができません。

しかし、なんらかの引継ぎ(例:この点が気になった、次回までに○○について調べてくると言っていた等)があった場合、その人の面接を見返す可能性は十分にあると思います。

特に選考が進み、候補者が絞られてきたら過去の面接の様子を参考にすることは往々にしてありそうですね。

大学職員の採用でここまでしている大学がどれほどあるかはまだまだ未知数ですが、私が改めて担当者になったとしたらおそらくこの機能は使うと思いますし、実際に民間企業の採用活動でこの手法を活用しているという話は確かに聞いています。

今後、ウェブ面接がより普及してくるとすれば、各面接の情報は映像としてはっきりと残り、その後に大きく影響していく可能性があるということは認識しておいた方がいいでしょう。

具体的には、各面接の振り返りを絶対に行うということが大切ですね。

普段の面接対策でもよく言っていますが、反応が良かった話、悪かった話などを記憶が残っているうちに洗い出し、次の面接に備えるようにしてください。

特に、面接で失敗してしまった場合、答えられなかった質問がある場合等は、それに関連した話を次の面接でされる可能性が高くなりますので、注意しましょう。

6.見た目でのハッタリが通用しづらい

感覚的にもわかると思いますが、ウェブ面接では、画面に映っている部分しか相手には見えないので、身なり等による印象や身振り手振り等も伝わりづらいです。

そのため、第一印象による影響が通常の面接に比べて出にくいわけです。
いわゆるルックス採用的なことが起こりづらいということですね。(顔面採用は増えたり? 笑)

もちろん先に述べたように、映りをよくすると言ったことも大切ではありますが、評価する側にとって内面・内容重視の傾向が強くなるでしょう。

これは人によって有利に働く面もあるかもしれませんが、より話の内容や話し方(口調、論理的な話の流れ等)で評価が変わってきますので、これらの点を重点的に磨いておきましょう。

この点は特に面接が得意な人ほど重要だと思います。

世の中には、なんとなくで面接を突破してきた方というのがいます。(圧倒的なルックスや人当たり・・・)

しかし、これまで絶大な効果を発揮してきた外面的要素があまり効果を示さなくなるわけですから、他にも武器を用意する必要がありますよね。

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7.会話のテンポに注意する(最重要ポイント)

最後にウェブ会議で最も気をつけて欲しいポイントを紹介します。

それは、「とにかく会話のテンポに気をつける」ということです。

先ほど述べたように、見た目・雰囲気による印象が薄くなる分、面接での評価を決める大きな要素は「話し方・口調」です。

しっかりと内容が伴うのは前提として、面接において言葉のキャッチボールが的確にできると、それだけでもウェブ面接での印象がグッと上がります。

一方、これは当たり前と言えば当たり前の話ですし、何がそんなに難しいのかいまいち伝わらないかもしれません。

ウェブでコミュニケーションを取る機会が多い方は、ピンときたかもしれませんが、ウェブだと、とにかく会話が噛み合わない(発言が被るまたは空白ができてしまう)場面が多いことに気づくでしょう。

ウェブ面接でテンポ良く会話するのは、意外と難しいのです。

また、通常のコミュニケーションに比べ、目から入ってくる情報が少ない上に、外部環境の影響も受けます。

PC性能・通信環境によって、会話が止まってしまったりすることもありますよね。

こればかりは事前にテストをしていても、その時の状況・時間帯等によっても変わってくるので、突然うまくコミュニケーションが取れなくなってしまうこともあるかもしれません。

このような場合、面接官としてもうまく相手の話を汲み取れなくなってしまい、印象が薄くなってしまいます。

そこで気を付けるのは以下の2点ですね。

・自分の発言が相手に聞こえていると思い込まず、相手の反応を見ながら対応する。
相手の話をしっかり最後まで聞き「会話の切れ目」を認識してから発言する。

なお、ウェブ会議の場合、通常の面接と異なり、話が長くなると、一方的に話している印象を強く感じるそうです。

ダラダラ話してしまうと、さらに印象が悪くなる可能性があるので、いつも以上に端的に話すことを心がけるとよいでしょう。

各大学のウェブ面接内容や形式を知るには

ここまで大学職員のウェブ面接対策を考えてきましたが、非常に大きな問題が1つ残されています・・・。

それは、目指している大学の職員採用で「どのようなウェブ面接」が行われているのかということです。

さすがにウェブなのか対面なのかは事前に知らされると思いますが、ウェブ面接と一言で言っても、具体的にどれくらいの時間で、どのような形式で行われたのかまではわからないでしょう。

もちろんその状況は全応募者にとって平等ですが、自分だけもっと深い情報まで知ることができたらどうでしょうか?

当然ですが、準備をしていた人としていない人では、差は明らかですね。

つまり、より多くの情報を持っているかどうかが勝敗を分けるのです。

ですので、積極的な情報収集は欠かせません。
ありとあらゆる情報源を辿って、情報を集めていきましょう。

なお、一番手軽なのは、やはり口コミサイトを参考にすることですね。

色々なサイトを参考にしてきましたが、こちらのサイトは登録制(無料)になっているため、情報の信憑性が高く、今のところ一番信頼しています。

こんなに情報が多くても無料なので、言うことなしですね 笑

私が登録したころよりだいぶ情報も増えているようですし、大学職員志望者は必須です。

【転職会議】企業の口コミ・評判・求人が豊富な転職サイト【無料】

裏技!無料で面接指導を受けよう!

ここまで読んで頂き、大学職員採用のウェブ面接で意識すべき点はわかっていただけたと思います。

しかし、面接はやってみないとわからない部分も多いですし、何より経験値が重要になるので、不安になることも多いでしょう。

そこで皆さんにおすすめなのは、ずばり「その道のプロに面接してもらう」ことですね。

今は大変便利な時代でして、なんと無料で応募書類や面接に関して個別指導を受けることができるのです。

・・・・これ、転職エージェントじゃん!って思いましたか?

そうです。なんと転職エージェントでは、無料で個別指導が受けられるのです。

意外と知らない方が多いですが、転職エージェントは転職先を斡旋するだけじゃないんですよ~。

当たり前ですが、必ずしもすぐに転職先を斡旋してもらう必要はないですし、個別指導で学んだ方法は、大学職員採用のメインである公募型採用でも応用することが可能です。

その意味で、実は、転職エージェントって転職するか迷っているような「転職予備軍」の方こそ利用すべきなんですよね。

この記事で大学職員採用に特化した事前準備をし、最後の仕上げとして転職のプロによる模擬面接で経験値を高める。

正直、これに勝る必勝法はないと考えています。
(皆さんの模擬面接までは私もできませんので・・・ 笑)

ちなみに、当たり前ではありますが、絶対に個別指導を受けた方がいいのは、「実戦経験の少ない方」ですね。

面接は、事前準備で勝負が決まることも多いです。
これはいかに事前準備を万全に行ったかで回答内容のクオリティが大きく変わってくるからですね。

一方、口調や仕草などは、実際に面接をしてみて、第三者から客観的に見てもらわないとなかなか改善できませんし、緊張などは、とにかく面接を繰り返し、経験値を高める以外に克服する方法がないことも多いのです。

また、その人によって、話し方の特徴等も異なるので、厳密にいえば、やはり注意すべきポイントなどはその人によって変わってきますよね。
そのため、一般的な部分だけでなく、第三者の面接指導を通じて、自分だけの課題点や不要なクセなどを明らかにすることは極めて有効です。

つまり、事前準備は重要ですが、どんなに事前準備をしても完璧ということはなく、最終的には、「面接の実戦経験を積む」ということに勝る対策はないのです。

日常において、模擬面接を受ける機会はなかなかないと思いますので、こういったサービスは積極的に使いたいところですね。

実際に模擬面接をリアルタイムで受けることにより、その時々のトレンドとなっている質問なんかも知ることができるかもしれませんよ!(例えば、一時期、自分を家電に例えると?的な質問が流行りましたね 笑(大学でもあったのかな・・・?))

無料で模擬面接を受けてみる(リクルートエージェント)

大学職員のウェブ面接対策(まとめ)

今回は大学職員の面接対策の中でも、ウェブ面接に焦点をあげて説明しました。

正直なところ、まだまだウェブ面接でのノウハウというのは確立されておらず、今後、大きく変わっていく可能性もあるかと思います。

しかし、ウェブ面接の対策を考えることは決して無駄にはならないと考えています。

ウェブ面接は多くの人を相手にでき、さらに場所を問わず、遠隔地からも人材を集められるといった点で採用担当にとってもメリットが大きいです。

よって、今後、世間的にはウェブ面接がますます増えていくのではないでしょうか。

現在の大学職員採用を見てみると、意外にも対面での面接を行なっているところが多いという状況ですが、何回か行う面接のうち、一部はウェブで行うなど、ハイブリット型の面接形式をとっている大学もありました。

その意味では、今後にそなえ、この機会にウェブ面接の対策を身に着けておいて損はなさそうですよね。

少なくとも、直近で大学職員採用を受ける方は、念のためチェックしておきたいところです。

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