大学職員の書類審査対策【職務経歴書編】




大学職員を目指すに当たって、新卒・中途を問わず、まず最初に突破しなければならないのが書類審査です。

正直なところ、民間企業を受ける場合と基本的な部分でそう大きな違いはないのですが、大学を受けるに当たって望ましいとされる書き方、内容があるのは事実です!

今回は現役大学職員かつ採用担当経験者の視点から、書類審査の書き方やコツを項目別にまとめます。

履歴書編に引き続き、今回は、職務経歴書についてです!

■大学職員採用の職務経歴書

中途採用の試験を受ける際、ほぼ間違いなく提出を求められるのが職務経歴書です。
(新卒採用を受ける方は参考程度にご覧ください)

所定の書式で提出する場合・任意形式で提出する場合など、形式は様々ですが、文量の調整が必要となるだけで、基本は変わりません。

また、Web応募の際や履歴書で簡単な職務経歴を記載する場合も多いですが、改めて職務経歴書の提出を求められた際は、先に書いた内容の詳細をまとめることとなります。

当然ながら、経験してきた業務が異なりますので、内容はそれぞれ異なります。

しかし、まとめる際には、必ず以下のポイントをおさえるようにしてください。

・A4用紙1〜2枚でまとめる

まずは、どれくらいの文量を書けばいいのかという疑問を解消しておきましょう。

参考書によって様々な説はありますが、メジャーな意見としては、概ねA4用紙1~2枚ということになると思われます。

その大きな理由としては、やはり読みやすさです。

大学職員に限った話ではありませんが、多数の応募書類が届く中、採用側は物理的に処理速度を求められます。その際、論文のような書類を提出されても、読めませんし、読みたいとも思えないでしょう。

つまり、サッと読めて、しっかりと業務経験をアピールできる文量が求められるということです。

A4用紙1,2枚とは、まさに、サッと読めて、かつ箇条書き等を利用すれば、しっかりと業務経験をアピールできる文量だと考えます。

転職歴が複数ある方やベテランの方ほど書きたい内容が多く、もっと書きたいと思うかもしれません。しかし、内容が増えれば増えるほど、採用側は読む気がなくなり、また、アピールポイントもぼやけがちです。

求められる人材等を参考に、記載する(アピールする)内容をしぼり、まずは1,2枚にまとめられるよう、是非内容を見直してみることをおすすめします。

あくまで受ける大学で求められている職歴だけを書くというコンセプトで見直してみると、思いのほか不要な経歴が多いことに気付くはずです。

・表形式など、見やすさを重視する

先に述べたように、枚数をしぼったところで、ずらずらと文章を書き、見づらいようでは意味がありません。

つまり、パッと見で読みやすい、読みたいと思えるものでなければならないのです。

そのために、是非、表形式を採用することをおすすめします。

具体的には、期間、職務内容、実績等の列(行)を設け、一覧形式で書類を作成するのです。

そうすることで、パッと見ただけで、どれくらいの期間、どんなことを担当し、どんな実績をあげてきたのかが直感的にわかるようになります。

内容が伝わりやすくなれば、採用側も評価をしやすくなりますね。

さらに、職務経歴書の冒頭に所属企業の概要を記載するのも有効です。

採用担当と言えども、全ての業務に精通しているわけではありません。なじみのない企業の業務内容をいきなり見ても、経歴をイメージしづらい可能性もありますので、まずは企業概要(企業名・事業内容・社員数・特記事項(業界の内容、業界順位)等)を記載し、担当者に所属企業のイメージをもってもらうといいでしょう

所属企業のイメージが良くなれば、そこに所属している自分自身の評価も高く見られるかもしれません。(嘘みたいな本当の話です)

・実績を必ず書く

職務経歴書にありがちなのが、ただ単に所属部署や担当業務を羅列しただけのものです。

経験を羅列しただけでは、アピールポイントがわからず、意味がありません。

職務経歴書もあくまで自己PRのための書類であるということを忘れずに、必ず実績等を盛り込むようにしてください。

また、この実績も何でもいいわけではなく、必ず受ける大学で役立つ、必要とされるものにしましょう。

なお、事務職の場合、具体的に示せる実績がないというケースもあるかもしれません。
この場合は、業務を行っていた際の心がけ等を基に記載する方法があります。

例えば、ひたすら伝票起票や書類のチェックをしていたとすると、特に実績はないように思えますが、実際はいろいろと考えながら業務を行っていたと思います。

効率的に起票するために請求書の分け方を工夫していたり、漠然とチェックしていたのをチェックリストで確認するようにしたり、無意識でも効率化のために行った事例は多数あるのではないでしょうか?

些細なことでも構いませんので、自分自身が行ってきた業務改善策をアピールできれば、ただ業務を羅列している職務経歴書とは雲泥の差が出てくると思います。

・数字を使い、具体的なイメージが湧くようにする

こちらも読みやすさ、伝わりやすさを考慮した際のテクニックです。

書類審査は、何事も具体的に書くというのが最大のポイントですが、具体化で最も有効なものの一つが数字を使う方法です。

営業成績1位と書くのは簡単ですが、担当者何人中の1位なのか、どれくらいの期間における1位なのかといった情報によって、その評価は異なってきます。
また、コストダウンを実現といった実績もよくありますが、当然ながら数万と数百万では受ける印象が全く異なります。

わかりやすく実績等をアピールするためにも、是非数字を活用し、具体的に記述しましょう。

なお、数字を使うのは、文量を減らすのにも有効ですよ!

・求められる人材に合わせた内容を書く

優れた実績を持っている方は多数いると思いますが、全ての実績が大学での業務に役立つわけではありません。

逆に言えば、必ずしも大学での業務に直結するものでない場合、アピールの仕方を工夫し、大学でも役立ちそうと思わせることが極めて重要になってきます。

そのためにも、まずは受ける大学でどういった人材が求められているのかを考え、それに合わせた形で職務経歴を書いていきましょう。

同じ経歴でも、書き方を変えたり、内容を取捨選択することで、評価は大きく変わってきます。

職務経歴は一度まとめておけばどの大学を受ける際も使いまわせるものですが、大学ごとにどんな人物像をアピールするのかを考え、内容や書き方を微調整すれば、その大学に最適化された職務経歴書が完成し、評価も高まること間違いなしです。

職務経歴を通じて、自身の経歴・能力が”大学でどう役立つのか”を明示できるようにしましょう。

・自己PRとの一致を確認

求められる人材と同じく、自己PRとの一致を必ず確認してほしいと思います。

意外なほどに、自己PR、職務経歴、志望動機といった設問毎にアピールポイントがバラバラのケースは多いです。

何度も述べるように、求められる自己PRに繋がらない経験をいくら書いても意味がないので、職務経歴の中から、必要なものを取捨選択するようにしてください。

・語学力をアピールできる内容は些細なことでも書く

これは少々余談的ですが、近年、大学のグローバル化は急激に進んでいます。

一方、大学職員のグローバル化は非常に遅れているため、各大学は職員のグローバル化を重要な目標にしているようです。

そのため、募集要項等では、語学力を求めるケースが年々増えています。

TOEIC等の資格があれば、そちらを記載するというのもわかりやすいアピールですが、もし、少しでも業務上英語を使う場面等がある際は、是非記載することをおすすめします。

もちろん、全ての業務で英語を使うことはないですし、むしろ使わない仕事のほうがまだまだ多いですが、今後採用される方々の場合、語学力があると優遇されますので、アピールになることはうまく活用すべきです。

特に業務で英語を使っていたとなると、実務レベルというアピール(実際は違っても、評価はそうなるかな?)にもなりますので、非常に有効です。

ただし、面接で突っ込まれる可能性もありますので、つっこまれるのが困る方は記載しないのも手です 笑

・専門スキルだけでなく、コミュニケーション力、協調性をアピールする。

業務経験をアピールしようとすると、どうしても専門的なスキルばかりが前面に出てきます。

一方、コミュニケーション力や協調性といった力は求められているにも関わらず、なかなか具体的にアピールすることができません。

そこで、職務経歴書では、個人で担当した業務だけでなく、必ずチームや複数人(部下、上司等)で担当した業務を盛り込むことをおすすめします。

チームでの業務経験を記載することで、チーム内でどういった役割を果たしていたのか、他の担当者とのコミュニケーションは適切にできるのか、組織内で他者と協働して業務に勤めることが問題なくできるのかをはかる指標となります。

部下がいる場合は、マネジメント能力、リーダーシップ等をアピールすることにもつながりますね。

民間企業もそうでしょうが、大学での仕事は、多くの方々とのかかわりの中で行われます。

そのため、個人の能力以上に、組織の中で働くことができるのかという点が重視されます。
特に小規模な大学ほど少数精鋭で業務を行いますので、この傾向は強いと予想します。

必ずしも口に出してアピールするほどのことではないかもしれませんが、職務上の他者との関わりを通じて、コミュニケーション力・協調性等があることを暗に示しておきましょう。

・面接を想定して書く

書類審査は通過したら終わりではありません。

どういうことかというと、書類審査の内容を基に面接が行われるので、書類審査で書いた内容は採用が決定するまで影響し続けるのです。

そのため、書類審査を通過することを目指すと共に、面接を想定して記述する必要があります。

一度書類を書き終えたら、面接官の視点にたって読み直し、突っ込みどころがないかどうか確認をしてください。

まず、文量の関係もありますので、多少説明が不足しているぐらいであればやむをえません。
面接時に聞かれたら補足をするようにします。

しかし、深く突っ込まれてうまく説明できない内容や聞かれたくない・聞かれたら困る内容は直ちに削除し、書きなおす必要があります。
書類審査の段階で、矛盾点や面接で不利になる記載をどこまで減らせるのかが後々効いてきますので、注意して下さい。

その意味では、最後の最後に第三者に確認をお願いすると、安心です。(下記「裏技」参照)

なお、上級テクニックとしては、書類の書き方で面接時の質問を誘導するというものもあります。

例えば、自分で考えた固有名詞(インパクトがあり、興味をひく名称)を記述し、面接でそれについて聞かれるのを待つという方法です。

当然ながらその内容が十分に評価できるものであることが大前提にはなりますが、ほぼ間違いなく面接で聞かれることになりますので、事前に用意した自信のある説明をすることができます
(一方、想定外の質問をされることも多々ありますので、油断しないでください 笑)

【例】
実績:書類の確認作業にて、「多段階式確認方法」を考案し、日々の作業時間を2時間短縮⇒面接で”多段階式確認方法”について聞かれるため、十分な回答を予め用意

■基本は絶対にはずさないこと

ここまでは大学職員の視点から、書類審査の各項目別ポイントをまとめましたが、このほかにも基本的なポイントは多数あります。

・箇条書きをうまくつかう
・誤字脱字なく、読みやすい字で丁寧に書く(意外と重要です)
・書き方に指定がある場合は従う                など

基本中の基本で言えば、誤字脱字なく書くという点ですね。

職務経歴書の場合、PCで作成しても良い場合が大半だと思いますので、字が汚いということは基本的にはないですよね(ごく稀にかなりレアなフォントで書いてくる人がいますが・・・ 笑)

その一方で、気づかず誤変換されている単語がしばしば見受けられるのも事実です。

いちいち深く突っ込むわけではないでしょうが、文書作成の機会も多い事務職員において、誤字脱字は極力避けなければならないものです。
ぜひ最後に見直しをして、つまらない部分で印象を悪くしないようにしてください。

また、職務経歴書の場合、時系列でまとめるか、職務別でまとめるかなど、基本的な書き方についても複数の方法がありますので、それらを学び、自身の経歴に合わせて選択する必要があります。(個人的には読み手が理解しやすい時系列形式をお勧めします)

もちろん書類審査の評価対象はその内容です。

しかし、書類の見栄えも極めて重要です!

有名企業では、エントリーシートは1枚につき数秒から数十秒しか見られないという話がありますが、特に大手の大学も同様の状況になりつつあります。
まぁ、時間的な制約もありますし、当然と言えば当然ですね。

つまり、パッと見で瞬間的に内容がわかるぐらいの見栄えが理想です。

是非、内容だけでなく、書き方にもこだわったほうが良いと思います。

今やインターネットでほとんどの情報が得られる時代ですが、本当の基本って意外と書籍(といいつつ、電子書籍もありですね)のほうが充実しているんですよね。

個人的には、基本は書籍で学び、最新の情報をネットで得るのが最強だと思っています。

是非自分に合っている(読んでいて、実際に書類を書きやすそうだと思える)ものを選び、その内容を真似ながら書いてみることをおすすめします。

大半の人はネットの情報も基にして何となく書いていますので、大幅にリードできます。
素晴らしく書類の見栄えがよくなりますよ!

・基本を学ぶならおすすめ!

・実例満載!真似するだけで書ける!

■裏技!無料で個別指導を受けよう!

ここまで読んで頂き、各書類・項目の書き方やポイントは少しずつ理解できたと思います。
しかし、実際に書いてみて、本当にこれでいいのかと不安になることも多いでしょう。

そこで皆さんにおすすめなのは、ずばり「その道のプロに相談をする」ことですね。

今は大変便利な時代でして、なんと無料で応募書類や面接に関して個別指導を受けることができるのです。

・・・・これ、転職エージェントじゃん!って思いましたか?

そうです。なんと転職エージェントでは、無料で個別指導が受けられるのです。

意外と知らない方が多いですが、転職エージェントは転職先を斡旋するだけじゃないんですよ~。

当たり前ですが、必ずしもすぐに転職先を斡旋してもらう必要はないですし、個別指導で学んだ方法は、大学職員採用のメインである公募型採用でも応用することが可能です。

その意味で、実は、転職エージェントって転職するか迷っているような「転職予備軍」の方こそ利用すべきなんですよね。

この記事で大学職員採用に特化した書類を作成して、最後の仕上げとして全般的な部分を転職のプロに添削してもらう。

正直、これに勝る必勝法はないと考えています。
(悔しいですが、最後の仕上げはプロに譲ります・・・ 笑)

ちなみに、私が言うのも何ですが、絶対に個別指導を受けた方がいいのは、「ネットの情報を鵜呑みにして書類を作成している方」ですね 笑

これは広く情報を届けるブログの限界ですが、書類の個別具体的な内容までは残念ながらすぐにはアドバイスできないんですよ・・・

なぜなら、皆さんがそれぞれやってきたこと、キャリアが異なりますので、その人によって、どんな内容を書けばいいのかが変わってくるからです。

よく「合格した職務経歴書」とか「そのまま使える履歴書」とかありますが、参考にはなるものの、あのまま使ったら、たぶん落ちますね 笑

特に志望動機なんて、人が考えたものを盗んでも、説得力のかけらもないです・・・

やはりどんな内容も、行動や経験に裏打ちされたことを書かなければならないのです。

その意味では、どんなに作りこまれた書類であっても、信頼できる第三者に見てもらうことは極めて有益でしょう。

なかなか転職において信頼できる人って見つからないと思いますし、ここは手っ取り早くプロに任せてみることをおすすめします。(上司や同僚に見てもらうとか、自殺行為・・・ 笑)

無料で応募書類を見てもらう(リクルートエージェント)

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